Datenschutz für Schulen: Lehrer-Helfer freigeben lassen

Sie möchten Noten Ihrer Klassen in Lehrer-Helfer führen und brauchen dafür die Zustimmung Ihrer Schulleitung? Diese Seite fasst zusammen, was Lehrer-Helfer mit den Daten macht, wer wofür verantwortlich ist und welche Schutzmaßnahmen gelten. Unten steht eine Kurzinfo für die Schulleitung zum Ausdrucken.

Welche Daten verarbeitet Lehrer-Helfer?

Nur die Daten, die Sie als Lehrkraft eingeben, und das, was die Anwendung daraus berechnet (zum Beispiel Durchschnitts- und Endnoten). Welche das sind, hängt davon ab, welche Funktionen Sie nutzen:

• Klassen (Bezeichnung, Schuljahr), Lernfelder bzw. Fächer mit Gewichtungen und Notenschlüsseln,
• Schülerinnen und Schüler: Vor- und Nachname, Klassenzugehörigkeit,
• Leistungen: schriftliche und mündliche Leistungsnachweise (Bezeichnung, Datum, Punkte, Noten), Halbjahres-, End- und Zeugnisnoten, Noten der Abschlussprüfung,
• Beobachtungen und Notizen zu einzelnen Schülerinnen und Schülern (Datum, Fach, Kategorie, Freitext),
• Klassen- und Einsammellisten,
• Online-Klausuren: Aufgaben, Klausurversionen, Zugangsdaten je Schülerin bzw. Schüler (Kennung und Einmalpasswort), abgegebene Antworten, Korrektur und Note.

Weitere Angaben über Schülerinnen und Schüler, etwa Geburtsdatum, Anschrift oder Kontaktdaten der Eltern, fragt Lehrer-Helfer nicht ab. Für das Konto der Lehrkraft speichern wir Benutzernamen, E-Mail-Adresse und das Passwort als Hash-Wert. Die vollständige Liste steht in § 3 des Auftragsverarbeitungsvertrags.

Wer ist wofür verantwortlich?

Für die Daten der Schülerinnen und Schüler sind Sie als Lehrkraft bzw. Ihre Schule verantwortlich. Lehrer-Helfer verarbeitet sie in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

• Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die Lehrkraft bzw. die Schule, für die sie handelt (AVV § 1). Sie entscheidet, ob die Nutzung nach den schul- und landesrechtlichen Vorgaben erlaubt ist, zum Beispiel ob eine Genehmigung der Schulleitung nötig ist (AVV § 7).
• Auftragsverarbeiter ist Lehrer-Helfer (Jannik Henke, Einzelunternehmer). Lehrer-Helfer verarbeitet die Daten nur auf Ihre Weisung, nutzt sie nicht für eigene Zwecke und gibt sie nicht weiter (AVV §§ 5 und 6).
• Unterauftragsverarbeiter ist allein die Hetzner Online GmbH, die den Server im Rechenzentrum in der EU bereitstellt (AVV, Anlage „Subunternehmer“).
• Für die Kontodaten der Lehrkraft (Benutzername, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash) ist Lehrer-Helfer selbst verantwortlich; dafür gilt die Datenschutzerklärung (AVV § 3 Abs. 4).

Wie kommt der Auftragsverarbeitungsvertrag zustande?

Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO wird mit der Registrierung des Nutzerkontos geschlossen; bei der Registrierung bestätigen Sie ihn ausdrücklich. Vertragspartner ist die Lehrkraft bzw. die Schule, für die sie handelt (AVV §§ 1 und 2). Er endet mit der Löschung des Kontos. Legen Sie Ihrer Schulleitung den AVV zusammen mit der Kurzinfo unten vor.

Welche Schutzmaßnahmen gelten?

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen stehen verbindlich in § 8 des AVV. Die wichtigsten:

• Server in der EU: Alle Daten liegen auf einem Server im Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in der Europäischen Union. Es gibt keine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (AVV § 4).
• Verschlüsselte Übertragung: Lehrer-Helfer ist nur über HTTPS (TLS) erreichbar.
• Passwörter werden nur als Hash-Wert gespeichert (bcrypt). Fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden begrenzt.
• Trennung der Lehrkräfte: Jede Lehrkraft sieht ausschließlich die eigenen Daten; jeder Datensatz ist einem Konto zugeordnet.
• Schülerzugang zu Online-Klausuren nur mit Kennung und Einmalpasswort, nur zur eigenen Klausurversion; nach der Abgabe wird der Zugang gesperrt.
• Datenbank nur im internen Netz des Servers erreichbar, nicht aus dem Internet.
• Datensicherung: nächtlich auf demselben Server in der EU; tägliche Sicherungen werden 7 Tage, wöchentliche 2 Wochen aufbewahrt.
• Löschung: Löscht die Lehrkraft ihr Konto, werden das Konto und alle Daten sofort aus der Datenbank gelöscht, aus den Sicherungen spätestens nach rund 14 Tagen (AVV § 12). Vorher lassen sich die Daten exportieren.
• Keine Tracker, keine Werbung: Lehrer-Helfer nutzt kein Analyse- oder Statistik-Tool, keine Werbung und lädt Schriften, Skripte und Bilder nur vom eigenen Server. Es werden nur technisch notwendige Cookies gesetzt.
• Kostenlos, ohne Zahlungsdaten: Es gibt kein Abo und keine Zahlungsabwicklung.

Was in den Bundesländern gilt

Ob Lehrkräfte Schülerdaten auf privaten Geräten oder bei Online-Diensten verarbeiten dürfen, regeln die Länder selbst. Hier stehen nur Länder, deren Regel wir in einer Primärquelle nachgelesen haben (Stand 14. Oktober 2026). Für die übrigen Länder fragen Sie bitte Ihre Schulleitung oder Ihr Kultusministerium.

Nordrhein-Westfalen

• Lehrkräfte dürfen Schülerdaten auf privaten Geräten nur verarbeiten, soweit das für schulische Aufgaben erforderlich ist, und nur mit einer qualifizierten Genehmigung der Schulleitung (VO-DV I, § 2 Abs. 2).
• Welche Daten erlaubt sind, legt Anlage 3 der VO-DV I abschließend fest.
• Hat die Lehrkraft ein persönliches dienstliches Gerät bekommen, darf keine solche Genehmigung mehr erteilt werden; eine bestehende erlischt.
• Für den Schutz der Daten an der Schule ist die Schulleiterin oder der Schulleiter verantwortlich.

Niedersachsen

• Der Runderlass des Kultusministeriums vom 1. Januar 2020 erlaubte Lehrkräften die Verarbeitung von Schülerdaten auf privaten IT-Systemen mit schriftlicher Genehmigung der Schulleitung, gegen eine Verpflichtungserklärung, für fünf Jahre.
• Speichern in Clouds oder über Anwendungen von Fremdanbietern ließ er zu, wenn vorher ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO geschlossen wurde. Auf dem Festspeicher privater Smartphones und Tablets durften keine personenbezogenen Daten gespeichert werden.
• Der Erlass ist mit Ablauf des 31. Dezember 2025 außer Kraft getreten. Eine Nachfolgeregelung haben wir bis zum Stand dieser Seite nicht gefunden. Fragen Sie Ihre Schulleitung oder das Niedersächsische Kultusministerium, was derzeit gilt.

Was die Schulleitung prüfen sollte

• Welche Regel gilt in Ihrem Land für private Geräte und Online-Dienste, und braucht die Lehrkraft eine schriftliche Genehmigung?
• Ist der Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, und wer ist Vertragspartner (Lehrkraft oder Schule)?
• Welche Daten braucht die Lehrkraft wirklich? Nur das Erforderliche speichern, keine Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien in Freitextfeldern (AVV § 7 Abs. 2).
• Wann werden die Daten gelöscht, wenn die Lehrkraft die Klasse nicht mehr unterrichtet?

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