Dürfen Lehrkräfte Noten online speichern?

Stand: 7. Oktober 2026 · Jannik Henke, Lehrer-Helfer

Ja, aber nur unter den Bedingungen, die Ihr Bundesland vorgibt. Noten sind personenbezogene Daten. Die Länder regeln selbst, ob und wie Lehrkräfte sie auf privaten Geräten oder bei Online-Diensten verarbeiten dürfen – in Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen zum Beispiel nur mit Genehmigung der Schulleitung.

Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ist keine Rechtsberatung. Verbindlich sind die Vorgaben Ihres Landes. Ansprechpartner sind Ihre Schulleitung, die oder der Datenschutzbeauftragte Ihrer Schule und Ihr Kultusministerium.

Sind Noten personenbezogene Daten?

Ja. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) versteht unter personenbezogenen Daten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Eine Note, die einem Schüler oder einer Schülerin zugeordnet ist, gehört dazu.

Was gilt in Niedersachsen?

Ein Runderlass des Kultusministeriums vom 1. Januar 2020 erlaubt Lehrkräften, Schülerdaten einschließlich Noten auf privaten Geräten zu verarbeiten, wenn die Schulleitung das schriftlich genehmigt hat.

• Zum erlaubten Datenrahmen gehören unter anderem Art, Datum und Ergebnisse von Leistungskontrollen sowie Zeugnisnoten.
• Verantwortlich im Sinne der DSGVO bleibt die Schule, vertreten durch die Schulleitung.
• Auf dem Festspeicher privater Smartphones und Tablets dürfen keine personenbezogenen Daten gespeichert werden.
• Speichern und Anzeigen in Clouds oder über Apps von Fremdanbietern ist zulässig, wenn vorher ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO geschlossen wurde.
• Die Genehmigung gilt fünf Jahre. Die Lehrkraft gibt dazu eine Verpflichtungserklärung ab.

Der Erlass war bis zum 31. Dezember 2025 befristet. Ob er verlängert oder ersetzt wurde, erfahren Sie bei Ihrer Schulleitung oder beim Niedersächsischen Kultusministerium.

Was gilt in Nordrhein-Westfalen?

In Nordrhein-Westfalen dürfen Lehrkräfte Schülerdaten auf privaten Geräten nur verarbeiten, soweit das für schulische Aufgaben erforderlich ist, und nur mit einer Genehmigung der Schulleitung.

• Welche Daten erlaubt sind, legt Anlage 3 der Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern (VO-DV I) abschließend fest.
• Hat die Lehrkraft ein persönliches dienstliches Gerät bekommen, darf keine solche Genehmigung mehr erteilt werden. Eine bestehende Genehmigung erlischt mit der Aushändigung.
• Ausnahmen lässt die Schulleitung nur in begründeten, dokumentierten Einzelfällen vorübergehend zu.

Was bedeutet das für eine Online-Notenverwaltung?

Ein Online-Dienst speichert die Noten im Auftrag der Schule. Dafür verlangt die DSGVO einen Vertrag oder ein anderes Rechtsinstrument, das den Anbieter bindet (Art. 28 Abs. 3 DSGVO).

Lehrer-Helfer stellt dafür einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit. Ob Sie den Dienst nutzen dürfen, entscheidet aber nicht der Anbieter, sondern die Regelung Ihres Landes und Ihre Schulleitung.

Was sollten Sie vorher klären?

• Welche Regelung gilt in Ihrem Land für private Geräte und Online-Dienste?
• Brauchen Sie eine Genehmigung der Schulleitung, und liegt sie schriftlich vor?
• Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter – und wer schließt ihn ab?
• Welche Daten brauchen Sie wirklich? Speichern Sie nur, was Sie für die Notengebung benötigen.
• Wann löschen Sie die Daten, wenn Sie die Klasse nicht mehr unterrichten?

Werkzeuge

• Notenschlüssel-Rechner – ohne Konto; Sie geben nur Punkte ein, keine Namen
• Endnote berechnen – Lernfeld-Gewichtung, ebenfalls ohne Konto und ohne Namen
• Funktionen der Notenverwaltung